De
récentes décisions de justice sont l’occasion de faire le point sur le
remboursement des frais professionnels des salariés par l’employeur.
Conditions de prise en charge des
frais
Dans
une affaire récemment soumise aux juges, un chauffeur-livreur réclamait le
remboursement de frais de déplacements professionnels.
Or,
son employeur avait unilatéralement fixé que, dans l’entreprise, les indemnités
kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel étaient
fixées à 0,29 € par kilomètre parcouru.
Cette
règle avait pour conséquence de laisser une partie des frais à la charge du
salarié.
L’employeur est condamné et les juges soulignent deux principes :
-les
frais professionnels d’un salarié doivent être remboursés sans être imputés sur
sa rémunération, sauf si le contrat de travail prévoit que le salarié en
conserve la charge moyennant le versement à l’avance d’une somme forfaitaire et
à la condition que la rémunération proprement dite soit au moins égale au
Smic ;
-à
défaut de dispositions conventionnelles ou contractuelles contraires, le
salarié peut réclamer le remboursement des frais réellement engagés ;
l’employeur ne pouvant pas les fixer unilatéralement en deçà du coût réel.
L’employeur peut fixer un délai de
remise des justificatifs
En
mai 2009, la Cour de cassation avait émis une décision peu favorable et peu
pratique pour les employeurs.
Les
juges avaient précisé qu’un employeur ne pouvait pas imposer à ses salariés,
par note de service, un délai pour produire les justificatifs de leurs frais
professionnels au-delà duquel ils seraient privés de remboursement. Si le
salarié fournissait les justificatifs au-delà du délai fixé, mais dans la
limite de 5 ans, l’employeur devait le rembourser.
Mais,
en septembre, revirement de jurisprudence. Les mêmes juges sont revenus sur leur position et se sont,
cette fois, prononcés dans le sens des employeurs : l’employeur peut
imposer aux salariés un délai de communication des pièces justificatives de
frais professionnels (dans cette affaire, les justificatifs devaient être
fournis dans le mois suivant la dépense) et si le salarié ne respecte pas la
consigne, l’employeur peut refuser de le rembourser.
